3 passos para ter um planejamento de metas eficiente e acabar com a procrastinação.
Planejamento, todos nós sabemos da sua importância. Sabemos sobre os impactos de sua existência ou inexistência em nossas vidas, e mesmo assim, insistimos no erro de achar que as coisas vão se organizar de forma automática ou por alguma intervenção divina. Hoje vamos abordar um modelo de planejamento simples que atenda toda a volatilidade que encontramos em nosso dia a dia reduzindo muito sua procrastinação.
Este é o terceiro artigo da série “5 dicas para impulsionar sua autogestão e produtividade”. Recomendo que faça a leitura de toda a série para que o conteúdo seja mais proveitoso.
Precisamos SIM levar este tema a sério! Na vida qualquer coisa que se preze é planejada. Grandes empresas planejam seus produtos e projetos durante anos, pessoas planejam seus casamentos durante meses, outras pessoas se planejam financeiramente durante toda a vida e você com certeza planeja aquelas férias no final do ano ou carnaval.
Enfim, mesmo sabendo da importância do tema e do quanto ele impacta nosso dia a dia, eu sei que você continua insistindo no mesmo erro. Como sempre, procrastina, continua fingindo que as coisas vão se organizar de alguma forma e que tudo vai dar certo no final. Mas sinto lhe dizer… você está errado!
O paralelismo de coisas que realizamos em nosso dia a dia já não é mais novidade. Reuniões a todo momento, projetos com data de entrega apertada ou atrasada, responsabilidades e compromissos pessoais… enfim a vida como ela é! Dentro desta realidade escuto por diversas vezes duas desculpas que chegam a me dar calafrios.
"Não tenho tempo pois sou desorganizado"
"Sou muito atarefado e não tenho tempo para me organizar"
Mesmo tendo a falsa impressão de que estamos 200% ocupados em nosso dia a dia, precisamos encontrar tempo para coisas mais importantes. Precisamos nos organizar e precisamos sim nos preocupar com a nossa produtividade, mas como? Como podemos furar a bolha e sair deste ciclo vicioso? Como podemos sair desta situação?
Antes de conversarmos sobre isso, é importante deixar claro por que ter uma rotina de planejamento é tão importante. Um bom plano e uma rotina associada a ele não trará apenas maior visibilidade sobre o caminho que você deverá trilhar, mas também trará clareza sobre os passos essenciais do sucesso desta jornada.
Toda esta clareza e detalhamento sobre a sua jornada, evitará que você caia em armadilhas eliminando a chance de procrastinação e aumentando seu engajamento uma vez que o caminho até seu sucesso está claro em sua frente.
Importante!
No último artigo discutimos um framework para mapear e gerir metas de forma performática onde algumas etapas são cruciais para a continuidade o modelo de planejamento que será aqui abordado.
Caso não tenha lido o artigo "Como pessoas de alta performance gerenciam suas metas" recomendo que o faça! Desta forma toda a dinâmica que será abordada sobre o tema planejamento terá maior aderência.
Quais desafios você pode encontrar nesta jornada?
Vamos lá, antes de mais nada é importante que você entenda quais são os principais desafios relacionados ao seu planejamento. Ou seja, quais são os erros e desculpas que costumamos ter no momento de planejar uma meta. Isso facilitará sua jornada evitando que você caia nas principais armadilhas relacionadas ao tema:
Falta de tempo
Quando falamos sobre planejamento e gestão do tempo ouvimos com frequência a frase "Não tenho tempo para isso ou aquilo".
Não vou ser hipócrita e dizer que basta se organizar no trabalho e que as coisas serão resolvidas. Sei que temos diversas reuniões e por vezes o tempo em nossas agendas se torna escasso. Mas será que precisamos participar de todas reuniões? Será que estamos executando nossas prioridades ou apenas participando das prioridades das outras pessoas? No meio de tantas reuniões precisamos entender o seguinte:
Não podemos priorizar nossa agenda, devemos planejar nossas prioridades.
Na vida pessoal a história é outra. Fazendo uma conta rápida: Voce tem 24 horas no dia, dorme 8 horas, trabalha 9 horas, gasta 2 horas entre refeições e higiene… sobram 6 horas do seu dia (tirando os finais de semana né)! Onde você investe essas 6 horas? Assistindo TV? Vendo TikTok?
Enfim, tempo não falta. Precisamos apenas refletir e entender como podemos ter maior controle sobre ele!
Falta de organização
Executamos diversas atividades em paralelo, desde um projeto importante do trabalho até a reforma de seu apartamento. Seu tempo é o mesmo e você tenta dividí-lo da melhor forma possível.
Mas responda com sinceridade, quando foi a última vez que voce dedicou um tempo mínimo para se organizar e planejar? Por vezes essa falta de "organização" faz com que você perca tempo e prazos em seu dia a dia aumento mais e mais a sensação de que não temos tempo para nada.
É aquele famoso sentimento que temos ao final de um dia muito atarefado onde parece que trabalhamos, trabalhamos e trabalhamos mas não evoluímos e nem entregamos nada.
Adversidades do mundo (VUCA)
Para concluir, mesmo que você tenha um bom plano, tudo estará fadado ao fracasso caso você não entenda que contratempos pessoais e profissionais irão acontecer, prioridades serão alteradas e novos projetos vão aparecer… tudo isso impactando o tão maravilhoso plano que definimos para as nossas vidas.
Sobre este tema quero que você pare e pense:
Conseguimos controlar todos fatores que nos influenciam?
Devemos gastar energia com todas mudanças e fatores que estão fora do nosso alcance?
Devemos ficar ansiosos ou estressados por isso?
A triste verdade é que temos pouquíssimo controle sobre as coisas que acontecem em nossas vidas. E isso acontece por estarmos em um mundo VUCA:
- Volátil: Volume e velocidade de mudanças que afetam as informações, decisões e cenários que passamos em nosso dia a dia.
- Incerto: Mesmo com uma grande disponibilidade de informações atualmente, elas não necessariamente são úteis para compreender o futuro.
- Confuso: A conectividade e a interdependência entre os cenários que vivenciamos são fatores que ampliam a complexidade do nosso dia a dia.
- Ambíguo: A falta de clareza e concretude sobre informações que consumimos no dia a dia dá margem a múltiplas interpretações.
Recomendo que faça a leitura deste conteúdo sobre Mundo VUCA.
Enfim, como faço para sair deste ciclo vicioso?
Sabendo as regras do jogo fica fácil resolver cada problema que vamos enfrentar e principalmente evitar a armadilha de cair na ansiedade, procrastinando e desistindo de nossos plano.
Mas como resolvemos isso no dia a dia? Com PLANEJAMENTO!
1.0 Crie uma rotina mínima de planejamento
Uma vez que temos nossas metas definidas precisamos criar uma rotina de planejamento que cumpra com o objetivo de acompanhar e garantir se estamos indo para a direção correta e na velocidade correta. É como se você estivesse em um navio e com dada frequência é necessário dar uma olhadinha em sua bússola e nos controles do barco para garantir que a rota será seguida.
Aqui vai a passo a passo que utilizo para ter uma boa rotina de planejamento em meu dia a dia:
- Defina uma rotina de Planejamento Anual: Num contexto mais pessoal, reserve um tempo em sua agenda para entender o que você evoluiu ao longo do ano e quais são suas metas e projetos para o próximo ano. Este é o momento de definir suas metas e revisar seu propósito! Costumo reservar entre 10–15 horas ao longo de uma semana em Novembro para realizar esta reflexão.
- Acompanhe e revise seu Planejamento Trimestral/Mensal: Neste ciclo, baseado em todas metas do seu ano, você deverá entender quais projetos deve atacar nos próximos 3 meses e detalhar cada atividade necessária para o mês atual. É importante ressaltar que durante esta rotina novos projetos e prioridades vão aparecer e você precisa decidir quais projetos irá iniciar ou até mesmo se abrirá mão de algumas atividades. Costumo reservar entre 1 hora para a rotina mensal e 2–5 horas para a rotina trimestral, ambas realizadas na última quinta-feira e sexta-feira de cada mês/quarter.
- Entenda cada detalhe em seu Planejamento e Revisão Semanal: O principal objetivo deste ciclo é entender se estamos evoluindo no plano conforme esperado e na direção esperada (checar a bússola). Fique atento ao seu paralelismo de atividades em sua semana e reflita se realmente esta conseguindo focar em seus projetos. Costumo reservar 30 minutos toda sexta-feira.
Voce deve estar pensando: Caraca… tudo isso de planejamento? Como vou perder todo este tempo? Vamos fazer uma conta rápida:
12 horas de planejamento anual + 2 horas de planejamento trimestral +1 hora de planejamento mensal +0.5 horas de planejamento semana: TOTAL 56 horas no ano.
Isso representa: 2,6% do seu mês | 2,6% do seu ano
A conclusão é sua e o tempo também é seu! Vale a pena investir menos de 3% do seu mês para garantir que seu tempo esta sendo bem utilizado e que você esta caminhando para a direção correta?
2.0 Controle as adversidades deste mundo VUCA
Quantas vezes você foi dormir acreditando que tudo estava certo e planejado em seu trabalho ou vida pessoal, mas quando acordou, tudo mudou! Novas prioridades foram definidas, novos projetos apareceram e outras adversidades ocorreram em sua vida pessoal. Como conversamos anteriormente, tudo muda muito rápido e precisamos de um mecanismo adaptativo para acompanhar este mundo. As coisas vão mudar e está sob o nosso poder como vamos reagir a isso.
Quando você está dirigindo e erra a rota o Waze não para de funcionar e começa a chorar… ele recalcula e define a melhor rota de novo!
A melhor forma para contornar este tipo de situação e ter a certeza de que estamos navegando na direção correta é definir uma rotina de Planejamento e Revisão Diária.
Reserve 15 minutos antes de iniciar o seu dia e mais 15 minutos ao encerrar todas as atividades. Pare e entenda se está progredindo em suas metas e planos conforme esperava e se tem algo que pode ser melhorado. Recalcule a rota diariamente e lembre-se que sai muito mais caro descobrir que você trabalhou o dia inteiro em um projeto ou atividade errada do que investir 30 minutos diários em planejamento.
3.0 Utilize ferramentas ao seu favor
Entenda que seu cérebro/organismo é muito performático. Uma boa analogia seria compará-lo a uma Ferrari, ela tem um potencial extremo e consome uma boa quantidade de energia para entregar o que é preciso. Mas pare e pense, é legal andar de Ferrari no trânsito, ou é um desperdício? Em relação ao nosso cérebro, é bom utilizá-lo para ficar lembrando de atividades, datas de entrega e compromissos diários? Ou é só um desperdício de processamento e capacidade?
Além do desperdício de energia existe outro desperdício que te atrapalha muito, o desperdício de tempo! Quantas vezes você deixa sua agenda livre para focar no trabalho e no final do dia acaba com a agenda cheia de reuniões?
A solução é simples! Existem diversas ferramentas de mercado que podem ser um forte aliado onde podemos controlar nossos projetos, atividades e reuniões. Realize estes passos para garantir maior controle sobre sua agenda:
- Consolide as rotinas de planejamento criadas na etapa 1.0.
- Agende-as como recorrências em uma ferramenta de calendário (Outlook, Google Calendar…). Desta forma você não vai esquecer de fazer suas atividades e vai evitar que outras pessoas encham sua agenda de reuniões, fazendo você ficar sem tempo livre.
- LEVE A SÉRIO A SUA AGENDA! Você precisa ter disciplina para seguir seu planejamento e não abrir mão do seu tempo.
Sempre se lembre disso….
Não podemos priorizar nossa agenda, devemos planejar nossas prioridades
Conclusão
Se planejar não é fácil. Além de encontrar uma gigantesca barreira para organizar nossas atividades, nos deparamos com um dia a dia acelerado e extremamente volátil fazendo com que nosso planejamento precise ser revisitado a cada momento, tema que consome totalmente nossa energia.
Fique atento, se eu puder deixar uma dica para você seria essa!
Se organize de forma séria. Leve a sério sua agenda, reserve tempo para tudo que é importante e passe a executar suas prioridades ao invés de participar apenas das prioridades dos outros. Você é dono do seu tempo, utilize-o da melhor forma possível!
Bom… agora temos todos insumos em mãos, topa tirar seus projetos do papel e definir um plano para concretizá-los ainda esse ano? Bora tirar esse monte de ideia do plano imaginário e colocar a mão na massa?
