Um guia completo por trás da organização e rotina de pessoas altamente produtivas.

10 min readOct 14, 2022

Até o momento você já aprendeu a desenhar as suas metas e até mesmo já está por dentro de várias dicas para dar aquela energia no seu dia, não é mesmo? (Clique aqui para saber mais)

Mas, mesmo aplicando tudo o que já discutimos por aqui, em certos momentos você pode sentir que ainda não é organizado o suficiente ou que poderia ter uma produtividade muito maior se tivesse mais performance em algumas tarefas. Eu te entendo e sei como você se sente, é como em um daqueles dias muito corridos onde você faz inúmeras atividades e no final do seu expediente tem o sentimento de que não entregou nada… Bom, tenho uma notícia boa para você! Neste artigo vamos discutir um modelo de organização focado em performance para resolver estes problemas de uma vez!

Mas por que temos tantos problemas com a nossa organização e rotina?

Muitas vezes, para ter a performance que desejamos, precisamos estar atentos a diversos fatores que nos sabotam, como:

Falta de Foco

A todo momento somos bombardeados por informações e sempre que perdemos o foco podemos sentir ansiedade, stress e redução em nossa performance. Tudo isso pode ser resultado de fatores como paralelismo de atividades, ansiedade, o ambiente em que estamos inseridos e notificações de ferramentas de comunicação e redes sociais.

Baixa disposição / motivação para realizar suas atividades

A baixa motivação é um problema que atua como via de mão dupla quando falamos sobre organização. Ela pode te afetar quando está desmotivado e não tem energia para fazer aquilo que se propôs/planejou, ou, pode ser gerada por sua má organização/planejamento ao tentar fazer algum tipo de atividade na hora errada. Você também pode encontrar aqui dicas para se sentir mais motivado!

Ambiente

Imagine que você precisa muito manter seu foco e toda vez que inicia uma atividade seu irmão vem te chamar ou alguém faz muito barulho na sua casa… Ou até mesmo, imagine que você está iniciando um dieta e quer ter uma vida mais saudável, mas convive com pessoas sedentárias ou vive em uma família que pede lanche e pizza a semana inteira. Este ambiente vai aumentar sua produtividade em suas metas?

Tudo muda muito rápido

Neste artigo conversamos sobre como a ambiguidade e velocidade do nosso dia a dia (mundo VUCA) impactam os planos e produtividade de nossos projetos. Isso, além de nos desmotivar, pode gerar uma grande perda de performance uma vez que sempre precisamos estar revisando se o que estamos fazendo é realmente a prioridade do momento e se as informações que possuímos continuam com a mesma veracidade.

Os 3 passos para criar uma rotina performática e organizada!

Vou apresentar 3 passos simples e didáticos que vão facilitar muito a construção de uma rotina e trazer muito mais performance para o seu dia a dia, vamos lá?

1.0 Mapeie todas as rotinas e atividades que precisa realizar

Vamos iniciar criando uma lista de rotinas e atividades que precisam ser realizadas no dia a dia. Seja o mais claro possível com o que espera que seja feito e com a priorização de tudo que for mapeado, afinal, certas coisas podem ser deixadas de lado para viabilizar um dia a dia menos sobrecarregado e estressante. Aqui vai um exemplo:

2.0 Entenda o melhor horário para cada atividade do seu dia a dia

Quem nunca tentou praticar exercícios físicos logo pela manhã e se sentiu frustrado por não ter motivação para sair da cama? Ou até mesmo, já tentou focar por horas e horas em alguma atividade e percebeu que seu rendimento despencou a partir de um tempo?

Cada um de nós temos um “relógio biológico” diferente e devemos sempre levar em consideração em nosso planejamento e rotina os impactos destas limitações/bloqueios como o tempo de foco e a predisposição para ter mais energia em determinados momentos do dia1.

Para resolver este problema você terá que refletir no dia a dia sobre sua performance e rotina. Aqui vai um passo a passo de como pode realizar isso:

2.1 Encontre seu pico de produtividade

Todos temos aquele famoso horário que rendemos mais. Este horário pode ser ditado por sua predisposição em ter mais energia ou até mesmo por conta de seu ambiente, que pode ser mais silencioso ou permitir mais foco em certo horário. Analise seu dia a dia e anote quais horários geram maior sentimento de produtividade.

Exemplo: Possuo muita energia ao longo da manhã, mas por conta de minha rotina de reuniões não consigo executar minhas atividades profissionais. Logo, tenho maior produtividade antes de iniciar o expediente e durante a tarde (momento onde não tenho nenhuma reunião).

2.2 Encontre seu pico de improdutividade

Da mesma forma como nos sentimos mais energizados em certos momentos, existem horários que nos impedem totalmente de focar ou gerar qualquer tipo de resultado. Identifique estes momentos para que possamos utilizá-los de forma estratégica.

Exemplo: Na minha rotina os primeiros minutos do dia e pós almoço são mais lentos para o meu corpo. Além disso, minha manhã é concentrada de reuniões e acionamentos do time impedindo que eu mantenha o foco.

2.3 Entenda a relação entre produtividade e o tipo de tarefa executada

Agora que você tem maior clareza sobre qual horário pode render mais no seu dia, vamos mesclá-lo junto às atividades e rotinas que você precisa planejar. Tente refletir sobre cada um dos pontos, que possuam maior complexidade ou prioridade, levantados no passo 1 e entenda se você possui algum horário que te impulsiona ou desmotiva para fazer cada tarefa.

Exemplo: Não sou uma pessoa que rende para fazer exercícios logo quando acordo e também não tenho muita motivação/energia para estudar ou realizar tarefas que exijam muito foco no final do dia.

2.3 Entenda seu tempo e limite de foco

Para entender quanto tempo consegue ficar focado, marque o horário que iniciou uma determinada atividade e tente focar nela durante a maior quantidade de tempo possível, ao se dispersar anote o tempo total em que conseguiu manter o foco e considere este tempo para o seu planejamento.

Sabendo seu tempo de foco será possível criar ciclos. Por exemplo, sabendo que consigo manter o foco durante 90 minutos consigo criar um ciclo de 90 minutos de foco + 15 minutos improdutivos (bebendo água e respondendo emails) + 90 minutos de foco!

Dica: Tente mapear seu tempo de foco para diferentes tipos de atividade. Seu foco estudando pode ser diferente do seu tempo de foco montando um relatório por exemplo!

3.0 Planeje sua rotina e atividades em uma agenda

Como discutimos no artigo 3 passos para ter um planejamento de metas eficiente e acabar com a procrastinação.

Seu cérebro/organismo é muito performático. Uma boa analogia seria compará-lo a uma Ferrari, ela tem um potencial extremo e consome uma boa quantidade de energia para entregar o que é preciso. Mas pare e pense, é legal andar de Ferrari no trânsito, ou é um desperdício? Em relação ao nosso cérebro, é bom utilizá-lo para ficar lembrando de atividades, datas de entrega e compromissos diários? Ou é só um desperdício de processamento e capacidade?

Com este pensamento vamos combinar, em um modelo de agenda, as atividades mapeadas no passo 1 junto às técnicas apresentadas no passo 2. Lembre-se de utilizar uma ferramenta como google calendar, outlook… para facilitar seu controle sobre o planejamento de suas rotinas e recorrências.

3.1 Planeje as atividades e rotinas que são sensíveis ao tempo

Para começar, vamos planejar em nossas agendas qualquer tipo de rotina ou atividade que dependa de um horário específico para ser executada. Para o agendamento de reuniões e atividades menos complexas tente utilizar horários que você se sente improdutivo, desta forma ainda terá os horários produtivos para atividades mais importantes.

Não esquecer de considerar tarefas pessoais e profissionais!

Exemplo: Reuniões do trabalho precisam ser executadas dentro do horário comercial. Tente agrupar todas reuniões o mais próximo uma das outras, assim você terá mais tempo livre no decorrer do dia.

3.2 Planeje atividades que precisam de maior foco ou motivação

Logo em seguida, identifique as atividades de alta prioridade ou complexidade e reserve um horário para elas em sua agenda. Tente refletir sobre o melhor horário em que elas podem ser realizadas baseado em seu ânimo, energia e ambiente.

Também devemos considerar nossa predisposição para procrastinar. Sempre vamos deixar certas atividades para a última hora aumentando o risco de atrasos e perdendo performance no dia a dia, afinal, certas tarefas precisam de tempo e foco para manter a qualidade se sua entrega.

De forma simples e prática você deverá:

Mapear todas suas atividades (pessoais e profissionais).
Encontrar as atividades mais críticas, complexas e chatas… aquelas que demandam mais tempo e que você certamente não quer realizar de imediato.
Quebrar estas demandas em atividades menores, pense em quebrá-las em tarefas que possam ser executadas em no máximo um dia.
Planeje este tipo de atividade ou rotina em sua agenda logo no começo da semana ou dia priorizando utilizar seus horários mais produtivos!

É de extrema importância manter foco total nas tarefas agendadas em horários produtivos! Desative notificações e tente manter o foco durante o maior tempo possível!

Pense da seguinte forma, se você começou a semana investindo toda energia para entregar a pior tarefa que tinha para ser executada (começou a semana comendo um sapo como é dito no livro "Eat That Frog"), qualquer coisa a partir daí será mais simples e fácil, e sua produtividade será impulsionada enquanto a chance de procrastinação será zerada.

Exemplo: A atividade mais complexa da minha semana é gerar um relatório x. Além disso, dentro das minhas prioridades preciso treinar 2x ao dia (de manhã e de noite) para alcançar meu objetivo de ser triatleta e também preciso estudar (rotina onde tenho maior disposição durante o período da manhã).

3.3 Não se esqueça de utilizar seu horário improdutivo

Utilize horários menos concorridos e até mesmo os improdutivos para executar as atividades de baixa prioridade e complexidade.

Exemplo: Utilizar horários menos concorridos para atividades do dia a dia como responder emails e mensagens, ir ao mercado, passear com o cachorro e ler um livro.

3.4 Tenha uma rotina de planejamento e revisão diária

Para garantir que o mundo VUCA não vai atrapalhar seu planejamento e também utilizar o melhor de seus neurotransmissores, tenha uma rotina de planejamento e revisão diária! A ideia é ter um pequeno intervalo de tempo (15–30 minutos) para revisar as atividades planejadas para o seu dia e revisar seus resultados visando sempre melhorar seu processo.

Exemplo: 15 minutos antes de iniciar o dia para revisar suas prioridades, reuniões agendadas e tarefas planejadas. Não esqueça de agendar mais 15 minutos no final do dia para realizar uma reflexão sobre suas entregas e mapear melhorias em seu processo.

Conclusão

Uma rotina boa e estruturada não deve ficar apenas no papel, ela deve ter fit com o seu dia a dia e deve impulsionar sua produtividade ao longo da execução de suas atividades. Sua construção deve ser feita com calma, etapa por etapa, levando em consideração todos os detalhes que discutimos.

Sempre se lembre:

Organize sua agenda baseado na prioridade e complexidade de suas atividades.
Leve em conta o ambiente onde está inserido para planejar e executar suas rotinas.
Lembre do seu ciclo de foco (pomodoro).
Mantenha o foco e controle qualquer tipo de notificações e distratores.
Eat that frog!
Use os neurotransmissores a seu favor.
Mantenha uma rotina, faça a mesma coisa no mesmo horário sempre que possível. Isso impulsiona sua performance com o passar do tempo.

Com o tempo sua rotina ficará mais estável e as melhorias em seu planejamento ficarão mais claras, mas lembre-se, sempre reserve um tempo para refletir sobre a qualidade de tudo o que você vem aplicando.

A cada semana, reflita sobre a sua performance em suas rotinas e atividades… entenda se existe um horário melhor para executá-las e se o seu ciclo de foco vem aumentando ou diminuindo. Sempre revise sua agenda para encontrar o melhor horário para cada tarefa e revise constantemente o horário de suas reuniões e recorrências (não é porque já está agendado que não pode ser alterado para um horário melhor).

Teste, erre, melhore e teste novamente pois sua rotina pode, e vai, mudar por conta de seu comportamento ou ambiente.

Se eu puder deixar uma dica para vocês é a seguinte… Não fique esperando a rotina perfeita para começar, apenas comece! Faça um planejamento mínimo de suas atividades e comece a executá-las o quanto antes!